Nahtlose Integration statt Insellösungen: Wie ein Handwerksbetrieb durch Automatisierung und Digitalisierung effizienter wurde

• Branche: Handwerk
• Unternehmensgröße: Kleiner Handwerksbetrieb
• Herausforderung: Fragmentierte, manuelle Prozesse in Auftragsmanagement, Buchhaltung, Einkauf und Zeiterfassung
• Lösung: Implementierung einer integrierten, skalierbaren Plattform zur Prozessautomatisierung
• Ergebnisse: Effizienzsteigerung, Fehlerreduktion und neue Umsatzpotenziale durch digitale Transformation

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Handwerkssektor mit Spezialisierung auf Garten- und Landschaftsbau stand vor der Herausforderung, administrative und dokumentationsintensive Prozesse effizienter zu gestalten. Neben der Projekt- und Auftragsverwaltung waren insbesondere Buchhaltung, Einkauf und Arbeitszeiterfassung auf verschiedene manuelle oder unzureichend verknüpfte Systeme verteilt. Das Unternehmen suchte nach einer integrierten Lösung, die sämtliche Geschäftsprozesse zusammenführt und nachhaltig optimiert.

Die fragmentierte Systemlandschaft führte zu mehreren Problemen:

• Hoher manueller Aufwand: Arbeitsabläufe mussten mehrfach erfasst werden, Buchhaltungsdaten ließen sich nur mit großem Aufwand konsolidieren, und Arbeitszeiten wurden separat dokumentiert.
• Fehlende Transparenz: Ohne ein zentrales System war keine durchgängige Übersicht über Kosten, Umsätze, Materialverbräuche oder geleistete Arbeitsstunden möglich.
• Langsame Rechnungsprozesse: Die Abhängigkeit von manuell erfassten Zeiten und fehlenden Schnittstellen führte zu Verzögerungen in der Rechnungsstellung und erschwerte die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
• Regulatorische Anforderungen: Die fehlende digitale Dokumentenablage entsprach nicht den aktuellen rechtlichen Vorgaben, insbesondere im Bereich GoBD und E-Rechnungen.

Das Unternehmen benötigte eine skalierbare und vollintegrierte Lösung, die alle relevanten Prozesse abdeckt – von der Arbeitszeiterfassung bis zur Rechnungsstellung.

Um eine langfristige und nachhaltige Effizienzsteigerung zu ermöglichen, setzte XpertPulse auf eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie.

1. Umfassendes Assessment für die Systemauswahl

Zunächst führten wir ein detailliertes Assessment durch, um die spezifischen Anforderungen, Workflows und Herausforderungen des Unternehmens zu analysieren. Dabei wurde besonderes Augenmerk auf eine nahtlose Integration der Arbeitszeiterfassung, Buchhaltung, Auftragsverwaltung und Rechnungsstellung gelegt. Ziel war es, ein einziges System zu identifizieren, das den besten Preis-Leistungs-Mix bietet, leicht skalierbar ist und langfristig die Unternehmensprozesse optimal unterstützt.

2. Implementierung einer durchgängigen Softwarelösung

Basierend auf der Analyse wurde eine moderne, cloudbasierte Lösung implementiert, die alle relevanten Geschäftsbereiche in einer Plattform vereint. Das bedeutet:

• Einkauf, Buchhaltung, Auftragsverwaltung und Zeiterfassung sind jetzt vollständig integriert.
• Doppelte Erfassungen entfallen, da alle Daten automatisch in die entsprechenden Prozesse übernommen werden.
• Die Rechnungsstellung erfolgt nahtlos, da Arbeitszeiten direkt aus der digitalen Zeiterfassung übernommen werden.
  

3. Automatisierung und End-to-End-Datenfluss

Um eine höchstmögliche Effizienz zu erreichen, wurde ein hoher Automatisierungsgrad angestrebt. Dabei lag der Fokus auf der durchgängigen Verknüpfung aller relevanten Prozesse – von der Angebots- und Auftragsverwaltung über die Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung und Buchhaltung. Durch die End-to-End-Digitalisierung entfallen Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte vollständig. Arbeitszeiten können nun direkt in die Rechnungen generiert, Materialverbräuche automatisch zugeordnet und offene Posten in Echtzeit überwacht werden. Gleichzeitig wurde eine zentrale Plattform geschaffen, die eine Echtzeit-Transparenz über alle relevanten Unternehmenskennzahlen ermöglicht.

Der Unternehmer kann sich nun vollständig auf seine Kernkompetenzen im Handwerk fokussieren.

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse hat dem Unternehmen einen entscheidenden Vorteil verschafft:

• End-to-End-Integration: Alle relevanten Prozesse – von der Angebotserstellung über Zeiterfassung bis zur Buchhaltung – laufen nun in einem einzigen System.
• Automatisierte Abläufe: Rechnungen und Buchungen werden ohne manuelle Eingriffe verarbeitet, was Fehler reduziert und Ressourcen freisetzt.
• Nahtlose Steuerberater-Anbindung: Finanzdaten stehen sofort zur Verfügung, was die Buchhaltungskosten und den Abstimmungsaufwand reduziert.
• Bessere Entscheidungsgrundlage: Dank Echtzeit-Analysen kann das Unternehmen schnell und fundiert agieren.
• Skalierbarkeit für die Zukunft: Das System ist flexibel anpassbar und kann problemlos um weitere Funktionen erweitert werden.

Nach der erfolgreichen Implementierung soll das System weiter ausgebaut und um zusätzliche Funktionen erweitert werden, um noch mehr Automatisierung und Effizienz zu ermöglichen.

• Erweiterung der Funktionen um Materialwirtschaft und Lagerverwaltung.
• Integration weiterer digitaler Prozesse zur Effizienzsteigerung.
• Langfristige Begleitung und Optimierung des Systems.

Die Einführung eines einzigen, vollständig integrierten Systems hat das Unternehmen auf eine neue digitale Ebene gehoben. Durch die Automatisierung und die durchgängige Datenverarbeitung konnten nicht nur Kosten und Zeit gespart, sondern auch Effizienz und Steuerungsfähigkeit massiv verbessert werden. Die Zusammenarbeit mit XpertPulse hat gezeigt, dass eine durchdachte End-to-End-Automatisierung weit über die Prozessoptimierung hinausgeht – sie schafft die Grundlage für nachhaltiges Wachstum und langfristige Wettbewerbsfähigkeit.