Digitale Mobilitätsbudgets für Unternehmen – Wie ein B2B-Voucher-Shop nachhaltige Mobilität fördert

• Branche: Öffentlicher Personennahverkehr
• Unternehmensgröße: Großes Verkehrsunternehmen mit umfassendem Netz an U-Bahnen, Straßenbahnen, Bussen und Fähren
• Herausforderung: Entwicklung eines digitalen Voucher- und Mobility-Budget-Systems für Unternehmen zur Förderung nachhaltiger Mobilität für Mitarbeiter
• Lösung: Konzept für einen digitalen B2B Voucher Shop und eine Mobilitätsbudget-App mit skalierbarer Abrechnungslösung
• Ergebnisse: Effiziente Verwaltung betrieblicher Mobilitätsbudgets, steuerkonforme Abrechnung und Anreize für nachhaltige Mobilität

Ein führendes Verkehrsunternehmen im öffentlichen Nahverkehr plante ein innovatives Angebot für Unternehmen, um nachhaltige betriebliche Mobilität zu fördern. Unternehmen sollten die Möglichkeit erhalten, Gutscheine und Mobilitätsbudgets für ihre Mitarbeitenden zu erwerben, um diese für verschiedene Verkehrsmittel im Stadtgebiet nutzen zu können.

Die Idee: Eine digitale Mobilitätsplattform, in dem Unternehmen Gutscheine für Mitarbeitende kaufen und per Sammelrechnung abrechnen können. Mitarbeitende sollten ihre Mobilitätsbudgets einfach per App verwalten und flexibel für verschiedene Angebote nutzen können.

Mit diesem Konzept sollte nicht nur ein neuer Unternehmensservice geschaffen werden, sondern auch ein Anreiz für umweltfreundliche Mobilität entstehen.

Die Einführung eines Mobilitätsbudgets als betriebliches Benefit-System stellte hohe Anforderungen an Technologie, Skalierbarkeit und Nutzerfreundlichkeit. Das Konzept musste verschiedene Aspekte der Finanz- und Prozessintegration abdecken:

1. Digitale Abbildung des B2B-Voucher-Shops

• Unternehmen benötigen einen eigenen Zugang mit einfacher Verwaltung
• Gutscheine müssen schnell und unkompliziert per E-Mail und App an Mitarbeitende versendet werden

2. App-basierte Mobilitätsbudgets für Mitarbeitende

• Direkte Aktivierung des Budgets in der App
• Monatliche Guthabenverwaltung mit flexiblen Einlösemöglichkeiten
• Einfache Integration als Zahlungsmittel in der Mobilitäts-App

3. Steuerkonforme Abrechnung & Prozessoptimierung

• Automatisierte Abrechnung der Budgets mit minimalem Verwaltungsaufwand
• Transparente Sammelrechnung für alle Mobilitätsgutscheine
• DSGVO- und GOBD-konforme Abrechnung

4. Skalierbarkeit & Integration für B2B-Kunden

• Multi-Account-Funktion für Unternehmensadministratoren
• Integration von Echtzeit-Daten und Reporting-Funktionalitäten
• Erweiterbarkeit für künftige Mobilitätsangebote

Da es keine vergleichbare Lösung auf dem Markt gab, musste eine fundierte Strategie entwickelt werden, um das ideale System für den Kunden zu erarbeiten. Verschiedene Lösungen für die Abwicklung und Durchführung wurden evaluiert, darunter Prepaid-Modelle, Zahlung bis zum Limit und Voucher Engines. Die Herausforderung bestand darin, die optimale Umsetzungsmöglichkeit für den spezifischen Anwendungsfall zu identifizieren und als Konzept auszuarbeiten.

1. Marktanalyse & Best-Practice-Vergleich

Um die bestmögliche Lösung zu entwickeln, wurde eine detaillierte Analyse des Marktes für Mobilitätsbudgets und Gutscheinsysteme durchgeführt. Dabei wurden mehr als 10 aktive Anbieter analysiert, darunter:

• Rydes, Free Now und Sixt Mobility als zentrale Player
• Anbieter mit Belegsystemen, Direktbuchungslösungen und Mobilitätskarten

Durch diesen Vergleich konnten die Stärken und Schwächen bestehender Lösungen bewertet und eine maßgeschneiderte Strategie entwickelt werden.

2. Konzeptentwicklung & Lösungsbewertung

Basierend auf der Marktanalyse wurden verschiedene technische Lösungen und Implementierungsmodelle untersucht:

• Prepaid-Modelle (Debit-Karten-Lösung) – einfache Umsetzung, marktüblich, empfohlen
• Zahlung bis zum Limit – flexibel, aber weniger effiziente Budgetkontrolle
• Voucher Engine (Gutschein-System) – neuartige Lösung, aber geringe Markterprobung

Ergebnis: Das Prepaid-Modell mit Debit-Karten erwies sich in diesem Fall als die geeignetste Lösung für die MVP-Phase.

3. Implementierungsstrategie & Partnerbewertung

Eine fundierte Auswahl potenzieller Partner wurde durchgeführt, um die optimale technische Infrastruktur zu gewährleisten. Dabei wurden führende Anbieter von Voucher Engines und Zahlungsabwicklungen analysiert, darunter:

• Talon.One (Führend im Mobilitätskontext)
• Vouchery (Marketing & Gutscheinstrategie)
• Voucherify (Personalisierte Gutscheinlösungen)
• epay (Zahlungstransaktionen & Geschenkkarten)

4. Strukturierung des zukünftigen Lösungsprozesses

Das Konzept definierte eine klare Roadmap für die Umsetzung, die Folgendes umfasste:

• Einrichtung eines B2B-Voucher-Shops mit einfacher Nutzerverwaltung
• Automatisierte Gutscheinverteilung & Abrechnung
• MVP-Implementierung mit skalierbarer Erweiterung

Dieses Vorgehen stellt sicher, dass der Kunde mit einem klaren, validierten Konzept in die nächste Phase übergehen kann.

Durch das entwickelte Konzept erhält der Kunde eine strategisch durchdachte Lösung, die eine Marktlücke im Bereich B2B-Mobilitätsbudgets schließt. Zudem schafft das Konzept eine völlig neue Einnahmequelle für den Verkehrsbetrieb, der nun Mobilitätsgutscheine als zusätzliches Geschäftsmodell etablieren kann.

Mit einer einfachen, digitalen Abwicklung werden Unternehmen als Geschäftskunden gewonnen, die ihren Mitarbeitenden eine innovative Mobilitätslösung bieten möchten.

Dank der gewählten Architektur ist das System nicht nur für den aktuellen Markt konzipiert, sondern kann in Zukunft um weitere Mobilitätsdienste erweitert werden.

Mit dem erarbeiteten Konzept steht der Kunde nun vor der Entscheidung, die nächste Phase der Umsetzung einzuleiten. In den kommenden Schritten gilt es, die identifizierten Lösungsansätze zu validieren, die technische Infrastruktur aufzubauen und erste Pilotkunden einzubinden. Ziel ist es, das Mobilitätsbudget als festen Bestandteil des ÖPNV-Ökosystems zu etablieren und langfristig zu skalieren.

Nächste Schritte:

• Pilotphase für das MVP mit ersten Unternehmenskunden
• Validierung & Optimierung der technischen Umsetzung
• Anbindung weiterer Zahlungsmethoden für mehr Flexibilität
• Langfristige Skalierung für zusätzliche Mobilitätsangebote

Das entwickelte Konzept stellt einen wegweisenden Schritt in der digitalen Transformation betrieblicher Mobilität dar. Es ermöglicht Unternehmen, ihren Mitarbeitenden einen unkomplizierten Zugang zu nachhaltigen Transportlösungen zu bieten, während der Verkehrsbetrieb eine völlig neue Einnahmequelle erschließt.

Durch die sorgfältige Marktanalyse und die strukturierte Konzeptentwicklung konnte ein Lösungsweg erarbeitet werden, der sowohl technisch umsetzbar als auch wirtschaftlich tragfähig ist. Das Mobilitätsbudget als Benefit für Mitarbeitende schafft einen Mehrwert auf mehreren Ebenen: Es fördert nachhaltiges Verhalten, optimiert Unternehmensprozesse und reduziert Verwaltungsaufwände durch eine digitale Abwicklung.

Mit der Umsetzung dieser Lösung hat der Kunde die Möglichkeit, ein innovatives B2B-Geschäftsmodell zu etablieren, das den aktuellen Mobilitätstrends entspricht und das Potenzial hat, sich als Branchenstandard für wirkungsvolle betriebliche Mobilitätsbudgets zu etablieren.